Hibrit çalışma ortamında eşitlik sağlıyor musunuz?

Dünyanın dört bir yanındaki birçok işletme gibi Google da ofiste ve ofis dışında çalışmayı verimli bir karma modelde birleştirmek için çalışıyor. Çoğu işletme gibi biz de bunu nasıl düzgün bir şekilde gerçekleştireceğimizi anlamak için uğraş veriyoruz. Mümkün olan en iyi hibrit çalışma ortamını oluşturma vizyonumuzu genişletirken sürekli olarak karşımıza bir tema çıkıyor: ortak çalışma eşitliği ihtiyacı.

Ortak çalışma eşitliği, tüm çalışanların bulundukları yerden, rollerinden, deneyim düzeylerinden, dillerinden ve cihaz tercihlerinden bağımsız olarak eşit bir şekilde katkıda bulunma ve iletişim kurma fırsatına sahip olması anlamına geliyor. Ortak çalışma eşitliğinin olmaması, görüntülü görüşmelerdeki hiyerarşilerden veya uluslararası görüşmelerdeki dil engelinden kaynaklanabilir. Az kıdemli çalışanların toplantılarda konuşma cesareti bulamaması, ofis dışındaki çalışanların ofisteki yöneticilerine ulaşmakta zorluk çekmesi veya saha çalışanlarının ofisteki çalışma arkadaşlarının yararlandığı iletişim araçlarından yoksun olması eşitsizlik yaratabilir.

Çalışanların arasındaki bu farklar bir araya geldiğinde memnuniyetlerine, kariyer potansiyellerine ve verimliliklerine zarar verebilir. Kuruluş içinde bu tür eşitsizlikler ortaya çıkarsa ekip performansı kötü etkilenir, yenilikçi düşünceler silinir ve yetenekler engellenir. Economist Impact’in yakın zamanda Google adına yaptığı ankette katılımcıların %62’si “kıdemli çalışanlarla ve çalışma arkadaşlarıyla çevre oluşturma fırsatlarının kısıtlı olmasının kariyer gelişimini olumsuz yönde etkilediğine” katılıyor. Yakınlık ön yargısı, karma iş ortamlarında karşılaştığımız birçok yeni zorluktan yalnızca biri.

Ofis içinde veya dışında çalışıyor olmanızın başarı düzeyinizi etkilememesi gerektiğine inanıyoruz. Tüm çalışanların ofis içinde veya ofis dışında olduğu iş yerlerinde çalışmak hibrit modellere kıyasla daha kolaydır. Ayrıca hibrit modellerde sosyal, kurumsal ve teknolojik zorluklara da daha çok kafa yorulması gerekiyor. Bu fikirler C-level yöneticiler düzeyinde tartışılmalı ve kuruluşunuzdaki herkesin desteklediği çözümler bulunmalı.

Temsil eşitliği

Temsil eşitliği, ister ofis dışında ister ofiste çalışıyor olsun, tüm çalışanların eşit düzeyde görülebilmesi, duyulabilmesi ve temsil edilebilmesidir. Pandemi başladığında insanların birbirleriyle kolayca güvenli bağlantı kurabilmesini sağlamak için mücadele veriyorduk. Google’ın farklı noktalardan çalışan ekiplere yönelik mevcut teknolojisi gerekli testlerden geçti ve gösterdiği performans oldukça gurur verici. Ancak şu an ofis dışı ve ofis içi çalışmalar birleştirildiğinde ortaya çıkan kopuklukla karşı karşıyayız.

Toplantılara hep birlikte uzaktan katılırken herkes görüşmelerde eşit boyutlarda görüntü kutucukları paylaşıyordu. Hiyerarşi olmadan, ofiste oturan kimse olmadığında herkes eşit olarak temsil edildi. Karma ortamda bu eşitlik bozuldu. Uzaktan katılım sağlayan kullanıcılar konferans salonu monitöründe büyük bir şekilde görünürken konferans salonundaki kişiler evdeki ekranlarda küçücük gözüküyor. Salonda kimin bulunduğunu anlamak da zor olabilir. Bu durum kesinlikle temsil eşitliğini bozuyor.

Bu sorunların bazıları teknolojiyle çözülebilir. Örneğin, Google Meet’te yapay zeka temelli görüntü ayarlamaları gibi özellikler geliştirmek için çalışıyoruz. Bu özellikleri geliştirmekteki amacımız, düşük ışıklı ortamlar için ışık desteği sağlamak ve tüm katılımcıların odakta kalması için otomatik olarak yakınlaştırmak. Bunların karma çalışma ortamlarında temsil eşitliğini artırmasını bekliyoruz. Ayrıca, görüşme sırasında katılımcıların kamerasını kapatmak zorunda kalmaması için yavaş mobil ağlarda veri kullanımını artık sınırlandırabiliyoruz. Bu teknolojik yeniliklerin tümü bizi çalışma ortamlarında temsil eşitliğine yaklaştırabilir ancak yeni çalışma ortamı normları benimsememiz de gerekiyor. Örneğin, bazı kuruluşlar herkesin eşit bir şekilde temsil edilmesi için, bir çalışanın toplantıya ofis dışından katılması durumunda herkesin cihaz üzerinden katılmasını gerektiren politikalar uyguluyor.

Katılım eşitliği

Katılım eşitliğini, katılımcıların bulundukları yerden bağımsız olarak eşit bir şekilde düzenleme, sunma ve katılma fırsatına sahip olması olarak görüyoruz. Google olarak farklı ofislerden toplantılara sanal olarak katılmaya alışmış durumdayız. Son 18 ayda geliştirdiğiniz yeni araçlar sayesinde artık herkesin eşit bir şekilde katılım sağlamak için daha büyük bir fırsatı var. Söz isteme, anket, soru-cevap ve grup oturumu odaları gibi toplantı araçlarının daha fazla kullanıcı tarafından kullanılmaya başlaması, dağılmış gruplarda düzenli, yapılandırılmış şekilde konuşmamızı sağlıyor.

Ancak çoğumuz ofise döndüğünde etkileşimimiz nasıl olacak? Ofis dışında çalışanların diğerleri kadar anlamlı şekilde katılmasını nasıl sağlayabiliriz? Tamamlayıcı Mod, hem yüz yüze ve ofis dışından katılan çalışanlara aynı toplantı deneyimini sunan, Google Meet için geliştirdiğimiz bir araç. Her bir kullanıcı bulundukları yerden bağımsız olarak aynı araçlarla aynı şekilde düzenleme, sunum ve katılım gerçekleştirebilir.

Ekipler, söz isteme özelliklerinin kullanılmasını teşvik eden toplantı moderatörlerinden yararlanarak da katılım eşitliğini destekleyebilir. Böylece, aynı yerde birden fazla kullanıcı olduğunda karşılaşılan bir zorluk olan, bir kullanıcının görüşmeyi domine etmesi veya söz kesmesi önlenebilir. Söz isteme özelliğinin biraz zorlama olduğu, katılımcıların doğal bir şekilde iletişim kurmasına engel olduğu düşünülebilir. Bununla birlikte herkesin sesine kulak verilmesine de yardımcı olur. Ayrıca, birçok kullanıcının kendisini gördüğü için dikkatinin dağıldığını da öğrendik ve bu doğrultuda kullanıcılara kendi görüntülerini gizleme seçeneği sunduk. Bu araçların ve uygulamaların katılım eşitliğini nasıl desteklediğine bizzat şahit oldum.

Bilgi alma eşitliği

Bilgi alma eşitliği, çalışanların ofiste veya ofis dışında çalışmasından bağımsızlık olarak bilgiye eşit düzeyde erişebilmesi demek. Serbest bilgi akışı oluşturmanın, ekipler arasında uzun vadeli planlamanın, yaratıcılığın ve işbirliğinin iyileştirmesindeki rolü çok önemli. Bireyler artık en iyi şekilde nerede ve nasıl çalışabileceğini belirleme özgürlüğüne sahip olduğundan tercihleri, işe alım ve elde tutma süreçlerini etkiliyor. Birbirinden farklı tercihler arasında uyum sağlamamız gerekiyor. Peki bu doğrultuda bilgiye eşit erişimi nasıl sağlarız?

İlk olarak birbirimizi sürekli olarak bilgilendirmeye etkin bir şekilde öncelik vermeliyiz. Toplantıların gündemi olmasını, kaydedilip metne dönüştürülmesini ve paylaşılabilir, erişilebilir bilgiler içermesini sağlayarak bu proaktif bakış açısını teknolojiyle destekleyebiliriz. Alanlar ve Drive gibi ürünlerimiz ekip arkadaşlarının son derece önemli dosyalara, görüşmelere ve güncellemelere güvenli bir şekilde erişebildiği bilgi merkezleri olarak kullanılabilir. Ayrıca, çalışma arkadaşları akıllı önerileri kullanarak, hiç kimsenin göz ardı edilmemesi için projeyle bağlantısı olan diğer kullanıcılardan bahsedebilir.

Bilgi alma eşitliği sorununu birlikte çözme konusunda kararlı davranmalıyız. Aksi durumda kendimizi hiç kimsenin memnun olmadığı karmakarışık bir ortamda bulabiliriz. Çoğu insan evden çalışmaktan memnun olsa da bu uğurda kariyer ilerlemesinden feragat etmez. Ağırlık merkezi ofis içi çalışma şekline ciddi şekilde kayarsa karma model çöker. Herkese uyan tek bir yaklaşımı desteklemiyoruz. Büyük düzeni destekleyen kontrollü bir eğilim doğrultusunda, ekipleri çalışanların bireysel tercihleriyle uyuşacak şekilde güçlendiriyoruz.

Bu hayati süreçte, dünya genelinde çalışmadaki değişime ve ilerlemeye nasıl baktığımız konusunda eşsiz bir heyecan hissi duyuyoruz. İki yöntemin en iyi yönlerini alan karma çalışma vaadini gerçekleştirmek artık hiç olmadığı kadar mümkün görünüyor. Ancak başarılı olmak istiyorsak ortak çalışma eşitliğini sağlamak için çalışmak zorundayız. Tecrübelerimizden gördüğümüz kadarıyla insanlara özgürlük ve fırsat verdiğinizde sizi büyüleyebilirler.

Hibrit çalışma ortamınızda ortak çalışma eşitliğini sağlama:

• Çalışanların temsili ile başlayın. Her çalışan görülebiliyor ve duyulabiliyor mu? Yeterli düzeyde temsil edilebilecekleri araçlara, teknolojilere ve cihazlara sahipler mi?
• Herkesin katılımını sağlayın. Herkese söz alma ve görüşlerini belirtme fırsatı veriliyor mu? Çalışanların söz alabilecekleri hangi araçlar ve forumlar var? Çalışanların ifadeleri nasıl kabul ediliyor veya eyleme geçiriliyor?
• Bilgi paylaşın. Çalışanlar işlerini yapmak için gereken tüm bilgilere erişebiliyor mu? Serbest bir bilgi akışı sağlanıyor mu, yoksa bilgiler yığılıyor mu?
• Ekiplerin ve bölümlerin kendi karma programlarını tasarlamasına izin verin. Herkes “kendi kaderini yazmayı” seçerse karma yaklaşım işe yaramaz. Ortak çalışmaya, yaratıcılığa ve beyin fırtınasına dayalı projeler için ofis günlerini tercih edebilirsiniz. Ofis dışı çalışma günlerinde ise tamamen çalışmaya odaklanılmasını sağlayabilirsiniz.
• Faaliyetler için değil, sonuçlar için ödül verin. Bir çalışanın çalışma şekliyle ve yeriyle ilgili bireysel tercihi işleri yerine getirdiği sürece önemli olmamalıdır. Bu durum, yer ve çalışma programı esnekliğinin etkiyi artırması anlamına gelir.
• Çalışanların birbirine karşı ortak sorumluluğunu vurgulayın. Her yönetici aşağıdaki soruları sormalı:

1. En iyi şekilde nasıl çalıştığınız hakkında ekibin bilmesi gerekenler neler?
2. Ekibin tümünün başarılı olması için kişisel olarak neler yapıyorsunuz?

Google Workspace blogunda çalışma şekillerinin geleceği hakkında daha fazla hikayeyi ve analizi keşfedebilirsiniz.